Anuncios

jueves, 25 de octubre de 2012

Consulta en otro libro

CONSULTA EN OTRO LIBRO

Una de las opciones que nos brinda excel es la posibilidad de realizar consultas en otros libros, como por ejemplo el buscar los datos de un empleado ó las ventas que ha realizado ese empleado durante un cierto periodo de tiempo y los cuales están contenidos en otro libro.
En excel el realizar una operación de éste tipo se identifica con el nombre de REFERENCIA EXTERNA podemos crear estás referencias siguiendo ciertos pasos.

Se pueden hacer referencia al contenido de las celdas de otro libro mediante una referencia externa. Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o a un rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una referencia a un nombre definido en otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas específicas, a un nombre específico de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia externa.

Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, en función de si el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentra abierto o cerrado en Excel.

Cuando el libro de origen está abierto en Excel, la referencia externa incluye el nombre del libro entre corchetes ([ ]), seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.

Referencia externa

=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)

Si el libro de origen está cerrado en Excel, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.
Referencia externa
=SUMA('C:\Informe\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)


Las fórmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro usan el nombre del libro seguido de un signo de exclamación (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas del rango Ventas del libro Presupuesto.xlsx.
=SUMA([Presupuesto.xlsx]Ventas)

Dónde pueden utilizarse eficazmente las referencias externas

Las referencias externas son especialmente útiles cuando no resulta práctico mantener juntos en el mismo libro los modelos de hoja de cálculo grandes.
  • Combinar datos de varios libros 
  • Crear distintas presentaciones de los datos 
  • Simplificar modelos grandes y complejos 
A continuación el videotutorial: